POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FUNDACIÓN PARA EL PROGRESO DE LA REGIÓN BOGOTÁ - PROBOGOTÁ REGIÓN
Contenido
I. Definiciones
II. Responsable del tratamiento de datos
III. Tratamiento al cual serán sometidos los datos
IV. Finalidades del tratamiento - información personal recopilada en las bases de datos
V. Derechos que le asisten al titular de la información
VI. Procedimientos para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos
VII. Deberes de PROBOGOTÁ como Responsable del Tratamiento
VIII. Prohibiciones especiales
IX. Medidas de seguridad PROBOGOTÁ
X. Modificación de las políticas
XI. Fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales .
POLÍTICA DE TRATAMEINTO DE DATOS PERSONALES
La FUNDACION PARA EL PROGRESO DE LA REGION BOGOTA SIGLA PROBOGOTA REGION, (en adelante “PROBOGOTÁ”) recopila, trata y almacena datos personales, obteniendo previamente la autorización respectiva, de sus miembros, empleados, colaboradores, aliados y demás personas interesadas en participar en las actividades comerciales sin ánimo de lucro, culturales y sociales que a diario adelanta PROBOGOTÁ en desarrollo de su objeto social.
Para garantizar los derechos constitucionales y legales de las personas que han suministrado sus datos personales y de quienes los suministren en el futuro, PROBOGOTÁ ha adoptado la siguiente política de tratamiento de datos personales (la “Política”), en los términos de la ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), en la cual se relacionan los lineamientos bajo los cuales PROBOGOTÁ realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.
I. Definiciones
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los
avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica, y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.
1.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. La Autorización podrá ser otorgada tanto de manera escrita como verbal, o mediante la realización de una conducta inequívoca por parte del
Titular, tal como el diligenciamiento de información en un sitio web, diligenciamiento de un formulario de registro, o cualquier otra conducta que permita presumir la autorización para el Tratamiento de Datos Personales para los fines contenidos en la presente política.
1.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
1.3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
1.4. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada sólo es relevante para su Titular.
1.5. Dato Semiprivado: Es Semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
1.6. Dato Público: Es el dato que no sea Semiprivado, Privado o Sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza,
los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
1.7. Datos de Menores de Edad: Se entiende por Datos de Menores de Edad, los datos personales de las niñas, niños y adolescentes (menores de 18 años de edad).Estos datos podrán ser tratados en la medida en que dicho tratamiento responda y respete el interés
superior de las niñas, niños y adolescentes y se asegure el respeto a sus derechos fundamentales, para lo cual el representante legal del menor de edad (quien ejerza la patria potestad) otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.
1.8. Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
1.9. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
1.10. Miembro: Persona Jurídica que por su naturaleza y objeto comparte los objetivos de la Fundación y ha sido admitida para formar parte de PROBOGOTÁ.
1.11. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
1.12. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
1.13. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.14. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
1.15. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o el encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
II. Responsable del tratamiento de datos El responsable del tratamiento de los datos personales es PROBOGOTÁ, con domicilio en la
ciudad de Bogotá D.C., en la Carrera 9 No. 77 67 Oficina 904 y Teléfono: +57 601 3210873 / +57 6013215530. El área encargada directamente del Tratamiento de datos es la Dirección Ejecutiva y el e-mail dispuesto para ese fin es: info@probogota.org.
III. Tratamiento al cual serán sometidos los datos Los datos y autorizaciones de tratamiento se recolectarán por medios físicos (suministro de la información por parte de los titulares, de manera telefónica, por escrito, o verbalmente) o electrónicos (a través de la página web de PROBOGOTÁ o la página web del encargado del tratamiento de los datos que PROBOGOTÁ designe, así como mediante el uso del correo electrónico de los titulares de tales datos).
Los datos recaudados y las autorizaciones serán almacenados en las bases de datos de PROBOGOTÁ y permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Sólo el personal autorizado por PROBOGOTÁ o por el encargado del tratamiento que PROBOGOTÁ designe, podrá acceder a estas bases de datos. Se observarán los protocolos de acceso y seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la vulneración o manipulación de la información recopilada.
No obstante lo anterior, PROBOGOTÁ podrá operar las bases de datos mediante un encargado del tratamiento de datos, en cuyo caso, hará saber a los titulares de la información que estas políticas se extenderán y, por ello, serán aplicables a tal encargado, de forma que el titular pueda ejercer los derechos que le confiere la ley, tanto frente a PROBOGOTÁ como frente al encargado del tratamiento designado por ésta. La información recopilada se usará en la forma descrita en el siguiente punto.
IV. Finalidades del tratamiento - información personal recopilada en las bases de datos El tratamiento de los datos personales, esto es la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia, transmisión, cesión y todo el tratamiento en virtud de las relaciones legales, contractuales, y/o de cualquier otra que surja entre PROBOGOTÁ con trabajadores, miembros, aliados, proveedores, terceros, comunidad y en general todo aquel que ostente la calidad de titular de un dato personal, se regirá para los siguientes fines y/o propósitos, los cuales son autorizados expresamente por el TITULAR:
4.1. Tratamiento de datos personales de Trabajadores
a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley Laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes; b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con PROBOGOTÁ.
c) Tomar imágenes, fotográficas y huella digital necesarios para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados. La imagen del Trabajador podrá ser publicada en la página web de PROBOGOTÁ.
d) Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.
e) Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.
f) Desarrollar reuniones, encuestas y gestionar cualquier otra actividad a través de las herramientas virtuales dispuestas por PROBOGOTÁ.
4.2. Tratamiento de datos personales de Proveedores y Miembros
a) Procesos de vinculación y creación del proveedor o Miembro en los sistemas de información de PROBOGOTÁ.
b) Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios.
c) Llevar gestión y control de los pagos realizados por los bienes y servicios recibidos.
d) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
e) Llevar seguimiento y gestión de las etapas precontractual, contractual y postcontractual.
f) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores o Miembros o demás terceros vinculados con PROBOGOTÁ.
4.3. Tratamiento de datos personales comunes a Miembros, trabajadores, colaboradores, Aliados y demás personas relacionadas con PROBOGOTÁ:
a) Envío de información acerca de las actividades que realiza PROBOGOTÁ en desarrollo de su objeto social.
b) Dar a conocer información relacionada con PROBOGOTÁ que se considera de importancia para sus Miembros, trabajadores, colaboradores, Aliados y demás personas interesadas en participar en las actividades comerciales sin ánimo de lucro, culturales y
sociales que a diario adelanta PROBOGOTÁ.
c) Informar cambios y modificaciones de las actividades y servicios ofrecidos por PROBOGOTÁ en desarrollo de su objeto social.
d) Desarrollar estudios estadísticos y administrativos que resulten necesarios para el correcto desarrollo del objeto social de PROBOGOTÁ.
e) Realizar procesos de selección para la contratación de trabajadores y/o proveedores por parte de PROBOGOTÁ.
f) Remisión de información, requerimientos y notificaciones a todos los trabajadores, proveedores y contratistas de PROBOGOTÁ, que se encuentran registrados en nuestras Bases de datos.
g) Envío de boletines y de correos electrónicos y demás mensajes de datos, informando sobre novedades y eventos o actividades que realice PROBOGOTÁ.
h) Envío de felicitaciones y congratulaciones por fechas especiales. i) Envío de comunicaciones sobre la existencia de sorteos, rifas, concursos u otros eventos que organice PROBOGOTÁ.
j) Envío de encuestas de opinión sobre la satisfacción de usuarios de PROBOGOTÁ.
k) Realización de encuestas y/o sondeos de opinión sobre productos y servicios ofrecidos por PROBOGOTÁ.
l) Remisión de información para dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales.
m) Recolectar datos personales – sensibles, relacionados con el estado de salud del Titular, única y exclusivamente para prevenir, tratar o controlar la propagación del COVID-19, entre ellos, diagnósticos positivos de funcionarios o de personas cercanas a éstos con
las que hayan tenido contacto, indagar si han visitado un país en particular o si están experimentando síntomas de COVID-19, dirección de ubicación, entre otros.
La transferencia y/o transmisión de datos personales de salud asociados al COVID-19 es permitida a las distintas autoridades sanitarias en ejercicio de sus funciones, en tanto conlleve una finalidad estadística o científica relacionada a la emergencia sanitaria.
PROBOGOTÁ adoptará medidas para anonimizar la información personal que sea transferida y/o transmitida.
n) Realizar consultas y aplicar las políticas y procedimientos establecidos en PROBOGOTÁ para dar cumplimiento a los requerimientos del sistema de SARLAFT.
V. Derechos que le asisten al titular de la información
De acuerdo con las normas constitucionales y legales, el titular de los datos personales recopilados en nuestras bases de datos cuenta con las siguientes prerrogativas y derechos, los cuales puede invocar o ejercer frente a PROBOGOTÁ o frente al encargado del tratamiento de datos personales que obre por cuenta de PROBOGOTÁ como responsable del tratamiento:
5.1. Acceder de manera gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento, así como conocerlos, rectificarlos, corregirlos y actualizarlos, siguiendo los procedimientos establecidos más adelante.
5.2. Solicitar y obtener prueba de la autorización concedida para el tratamiento de sus datos personales.
5.3. Obtener información sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
5.4. Acudir ante las autoridades, especialmente ante la Superintendencia Delegada para la protección de datos personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin de solicitar y exigir el amparo de los derechos que le confieren las leyes.
5.5. Revocar, en cualquier momento, la autorización para el tratamiento de sus datos personales, modificarla o condicionarla. Así mismo, solicitar la supresión del dato, su modificación o aclaración, salvo que sea necesaria la información por razones legales o contractuales.
VI. Procedimientos para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos Con el fin de salvaguardar los derechos de los titulares de la información que reposa en nuestras Bases de datos, y la que se recopile en adelante, PROBOGOTÁ establece los siguientes procedimientos:
6.1. El Titular de la información (entendiéndose por Titular la persona natural que suministró la información, sus causahabientes y/o apoderados) podrá solicitar en cualquier tiempo, dentro de los horarios de atención de PROBOGOTÁ comprendidos de lunes a viernes
entre las 9:00 a.m. y las 5:00 p.m., o de forma electrónica, información (consultas) sobre los datos personales que registran las bases de datos de PROBOGOTÁ y sobre las autorizaciones concedidas.
6.2. Así mismo, el Titular podrá elevar peticiones o reclamaciones sobre aclaración, corrección, modificación, rectificación o supresión de datos; revocación o condicionamiento de autorizaciones para el tratamiento, acompañando los documentos o pruebas que
pretenda hacer valer.
6.3. Para ejercer las prerrogativas a que se refieren los numerales anteriores, el titular deberá radicar petición escrita en las oficinas de PROBOGOTÁ Carrera 9 No. 77 – 67 Oficina 904, dirigida a la Dirección Ejecutiva identificándose plenamente, a fin de que PROBOGOTÁ pueda corroborar que el peticionario es el titular de la información. En la solicitud que presente el titular con el fin de realizar una solicitud sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener como mínimo lo siguiente, en miras de poder proferir una respuesta clara y suficiente con lo solicitado:
a) Estar dirigida a PROBOGOTÁ.
b) Nombre completo y correcto del titular y/o su apoderado, si es el caso.
c) Identificación del titular y de su representante, en el evento en que actúe a través de apoderado.
d) Descripción precisa del tipo de acción que desea se tome respecto de sus datos (conocer, corregir, modificar, suprimir o revocar, con indicación clara y detallada de la forma en que se pide hacer la corrección o modificación).
e) Domicilio, lugar o correo electrónico donde el titular recibirá respuesta.
f) Anexar los documentos que se quieren hacer valer (especialmente para reclamos)
6.4. El Titular también puede remitir un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica: info@probogota.org, dirigido a la Dirección Ejecutiva con toda la información señalada en el numeral anterior. En este caso, PROBOGOTÁ enviará la respuesta correspondiente a
la misma dirección de correo electrónico de la cual procede la petición, siempre y cuando coincida con la registrada en las bases de datos de PROBOGOTÁ. No obstante, si lo considera, y con el único fin de establecer la identidad plena del peticionario y Titular de
la información, PROBOGOTÁ podrá requerirlo para que se identifique, antes de proceder a responderle.
6.5. La respuesta a las consultas a que se refiere el numeral 6.1., será enviada por PROBOGOTÁ en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho
término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.6. La respuesta a las reclamaciones a que se refiere el numeral 6.2, se dará por PROBOGOTÁ en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.7. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
6.8. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Así mismo, PROBOGOTÁ se compromete a cumplir cabalmente con el Título III de la Ley 1581 de 2012, el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones legales que los adicionen y/o modifiquen, en relación con el Tratamiento de los Datos Personales de los
Menores de Edad.
VII. Deberes de PROBOGOTÁ como Responsable del Tratamiento PROBOGOTÁ como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
g) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; h) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectivan autorización otorgada por el Titular; i) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; j) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; k) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; l) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; m) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; n) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; o) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; p) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
q) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; r) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra
en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
s) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; t) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
u) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
VIII. Prohibiciones especiales
En desarrollo de esta política se establecen las siguientes prohibiciones especiales: 8.1. Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro Tratamiento de datos personales de carácter sensible, excepto en los siguientes casos,
entre otros:
a) Que el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento; b) Que el titular se encuentre física o jurídicamente incapacitado en relación a su vida y salud frente a afectaciones graves; c) Que el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento, deberán adoptarse medidas para la supresión de identidad de los titulares.
En todo caso, no será necesaria la autorización del Titular para realizar el Tratamiento de los datos personales, en casos de urgencia médica o emergencia sanitaria.
8.2. Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro Tratamiento de Datos Personales de Menores de Edad, salvo que exista autorización expresa de sus representantes legales.
IX. Medidas de seguridad PROBOGOTÁ
PROBOGOTÁ hará su mejor esfuerzo para proteger los datos personales del Titular mediante la aplicación de medidas técnicas, físicas y organizaciones razonables y adecuadas para mantener la confidencialidad de sus datos personales y prevenir el acceso, destrucción, pérdida, modificación y uso indebido no autorizado de terceros o cualquier otra forma ilegal que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar, procesar y/o destruir la información o los datos personales bajo su posesión.
X. Modificación de las políticas
PROBOGOTÁ se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales
de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor.
En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a PROBOGOTÁ el retiro de su información a través de los canales indicados en este documento. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando PROBOGOTÁ tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.
XI. Fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.
La política de Tratamiento de Datos personales a que se refiere este documento estará vigente a partir del catorce (14) de agosto de 2014.